Dashboard

1. Klik op actielijst
2. Loop de actielijst door en begin bij de urgentste actie
3. Klik op het oog aan de rechterkant, er opent een scherm aan de rechterkant
4. Klik op de naam van de Debiteur
5. Scroll naar de regel openstaande taken
6. Voer eerst de opdracht van de openstaande taak uit
7. Is de taak uitgevoerd klikt u op de play toets aan de rechterkant
8. Wilt u de taak overslaan klikt u op de skip toets aan de rechterkant ( dit kan alleen voor taken, niet voor email, brieven en sms communicatie )
9. Wilt u de taak annuleren klikt u op de het kruis aan de rechterkant
10. Indien u een taak/ actie heeft afgehandeld, klikt op volgende taak en gaat u automatisch naar de volgende debiteur waar een taak/actie klaar staat

Let op! Bij het annuleren van taken loopt u het risico dat de workflow niet juist wordt uitgevoerd.

Bij het skippen van een taak slaat u de taak over en blijft in de lijst actief.

1. Klik op agenda taken
2. Loop de takenlijst door en begin bij de urgentste
3. Klik op het oog aan de rechterkant, er opent een scherm aan de rechterkant
4. Klik op de naam van de Debiteur
5. Scroll naar de regel openstaande taken
6. Voer eerst de opdracht van de openstaande taak uit
7. Is de taak uitgevoerd klikt u op de play toets aan de rechterkant
8. Wilt u de taak overslaan klikt u op de skip toets aan de rechterkant
9. Wilt u de taak annuleren klikt u op de het kruis aan de rechterkant
10. Indien u een taak/ actie heeft afgehandeld, klikt op volgende taak en gaat u automatisch naar de volgende debiteur waar een taak/actie klaar staat

Let op! Bij het annuleren van taken loopt u het risico dat de workflow niet juist wordt uitgevoerd.

Bij het skippen van een taak slaat u de taak over en blijft in de lijst actief.

1. Klik op inkomende berichten
2. Controleer de inkomende mails op relevantie
3. Klik op het oog aan de rechterkant, er opent een scherm
4. aan de rechterkant en ziet u in detail de inkomende mail
5. Koppel de mail aan een debiteur, klik op het link teken aan de rechterkant
6. Typ de naam van de debiteur welke u wilt koppelen
7. Selecteer de debiteur en druk op opslaan en de mail is gekoppeld aan de debiteur
8. Is het bericht niet relevant, klikt u op de prullenbak aan de rechterkant. 
   
   Let op! Uw mail kan niet meer gekoppeld worden
   
   Op het moment van koppelen wordt er een actie aangemaakt. Volg hierna het proces Urgente acties & alerts verwerken

Hier staan alle communicatieacties klaar, welke gericht zijn aan de debiteur. Standaard wordt alle communicatie automatisch verzonden naar de debiteuren.

1. Klik op batchprocessen
2. U kunt kiezen uit brieven, e-mail of SMS
3. Ziet een getal hoger dan 0, staan berichten klaar welke kunnen worden verzonden
4. Wanneer u de berichten wilt inzien, klikt u op alle taken
5. Controleer de verzendingen die klaar staan
6. Indien u handmatig wil verzenden, selecteert u de berichten met het selectievak aan de linker klant ( u kunt ook alles in één keer selecteren door het bovenste selectievak te selecteren )
7. Daarna klikt u op uitvoeren en de berichten worden verzonden/ klaargezet
8. Indien u ze wilt annuleren, klikt u op annuleren of kruisje ( let op! Berichten worden verwijderd en de workflow loopt door, u loopt dan het risico dat debiteuren onjuiste berichten ontvangen in een later stadium )
9. Indien u bovenstaande niet uitvoert, worden de berichten automatisch na 19:00 uur verzonden
10. Indien u voor handmatige brief verzending heeft gekozen, voert u punt 4 t/m 7 eerst uit
11. Brieven worden dan klaargezet om geprint te worden in de batchlijst
12. Rechts van de bovenste regel klikt u op enkelzijdig afdrukken of dubbelzijdig afdrukken
13. De PDF wordt gedownload
14. Open de PDF en druk deze af op wit papier
15. De brieven zijn klaar om verzonden te worden

1. Klik op debiteuren links in het navigatiemenu
2. Zoek de gewenste debiteur via debiteur zoeken, typ een deel of de gehele naam
3. Klik op de debiteur of op het oog aan de rechterkant, de debiteur wordt geopend
4. Scroll naar beneden tot u de workflow van de debiteur ziet
5. Klik op de pauzeknop
6. De debiteur staat nu volledig in de wacht
7. Wilt u de debiteur uit de wacht halen, herhaal stap 1 t/m 4
8. Klik op play
9. De debiteur staat weer actief
   
   Let op! Wanneer u een debiteur in de wacht zet, gaan alle trajecten en facturen in de wacht. Er wordt geen communicatie meer verzonden.

1. Klik op debiteuren links in het navigatiemenu
2. Zoek de gewenste debiteur via debiteur zoeken, typ een deel of de gehele naam
3. Klik op de debiteur of op het oog aan de rechterkant, de debiteur wordt geopend
4. Scroll naar OPENSTAAND SALDO van de debiteur
5. Klik op de Alle facturen rechts op de balk
6. U ziet nu een overzicht van alle facturen
7. Selecteer de facturen welke u in de wacht wilt zetten via selectievak
8. Klik op factuur in wacht zetten
9. De geselecteerde facturen staan nu in de wacht
10. Wilt u de facturen uit de wacht halen, herhaalt u punt 1 t/ 7
11. Klik op facturen terug open zetten
12. De geselecteerde facturen staan niet meer in de wacht
    
    Let op! Wanneer u facturen in de wacht zet, worden deze facturen niet meer meegenomen in de uitgaande communicatie.

Tip: Bekijk ook Taak aanmaken ( wanneer u facturen in de wacht zet, dient er een taak te worden aangemaakt om facturen niet te vergeten )

1. Klik op debiteuren links in het navigatiemenu
2. Zoek de gewenste debiteur via debiteur zoeken, typ een deel of de gehele naam
3. Klik op de debiteur of op het oog aan de rechterkant, de debiteur wordt geopend
4. Scroll naar OPENSTAAND SALDO van de debiteur
5. Klik op de Alle facturen rechts op de balk
6. U ziet nu een overzicht van alle facturen
7. Selecteer de facturen waar u een betaalbelofte aan wilt koppelen via selectievak
8. Klik op betaalbelofte toewijzen
9. Rechts opent een scherm met invoervelden
10. Selecteer de persoon die de belofte aanmaakt
11. Selecteer de persoon die verantwoordelijk is voor de belofte
12. Voer de afgesproken datum in van de betaling
13. Voer het toegezegd bedrag in ( meestal het bedrag van de geselecteerde facturen )
14. Voer eventueel uw afspraak notities in voor de verslaglegging
15. Druk op opslaan, er wordt automatisch een bevestigingsmail naar de debiteur verzonden
    
    Let op! Wanneer u facturen in een belofte zet, worden deze facturen niet meer meegenomen in de uitgaande communicatie. 

Wanneer een debiteur niet aan zijn verplichting voldoet, wordt er een taak aangemaakt onder urgente actie en alerts. Hierdoor mist u geen factuur, bekijk ook Urgente acties & alerts verwerken

1. Klik op debiteuren links in het navigatiemenu
2. Zoek de gewenste debiteur via debiteur zoeken, typ een deel of de gehele naam
3. Klik op de debiteur of op het oog aan de rechterkant, de debiteur wordt geopend
4. Scroll naar OPENSTAAND SALDO van de debiteur
5. Klik op de Alle facturen rechts op de balk
6. U ziet nu een overzicht van alle facturen
7. Selecteer de facturen welke waar u een afbetaalplan aan wilt toewijzen via selectievak
8. Klik op afbetaalplan toewijzen
9. Rechts opent een scherm met invoervelden
10. Voer de datum in van de 1ste betaling
11. Selecteer period
12. Voer het aantal periodes in ( bijvoorbeeld 6, als u het volledige bedrag binnen 6 maanden wil ontvangen )
    Selecteer monthly
13. Kies bij toewijzen aan de persoon welke de belofte aanmaakt
14. Kies bij verantwoordelijke de persoon die verantwoordelijk is voor de regeling
15. Voer eventueel uw afspraak notities in voor de verslaglegging
16. Druk op opslaan, er wordt automatisch een bevestigingsmail naar de debiteur verzonden
    
    Let op! Wanneer u facturen in een regeling zet, worden deze facturen niet meer meegenomen in de uitgaande communicatie.

Wanneer een debiteur niet aan zijn verplichting voldoet, wordt er een taak aangemaakt onder Urgente actie en alerts. Hierdoor mist u geen factuur, bekijk ook Urgente acties & alerts verwerken

1. Klik op debiteuren links in het navigatiemenu
2. Zoek de gewenste debiteur via debiteur zoeken, typ een deel of de gehele naam
3. Klik op de debiteur of op het oog aan de rechterkant, de debiteur wordt geopend
4. Scroll naar OPENSTAAND SALDO van de debiteur
5. Klik op  IN BEHANDELING
6. U ziet een overzicht van de facturen welke de status regeling of belofte hebben
7. Via het oog aan de rechterkant kunt u de getroffen regeling inzien
8. Via het potlood kunt u de regeling bijwerken/ wijzigen ( na het opslaan wordt de debiteur automatisch verwittigd )
9. Via het kruis kunt u de regeling of belofte verwijderen
10. De facturen staan weer open of in een nieuw regeling/ belofte
    
    Let op! Wanneer u de regeling/ belofte annuleert, worden deze facturen weer meegenomen in de uitgaande communicatie.

Wanneer een debiteur niet aan zijn verplichting voldoet, wordt er een taak aangemaakt onder urgente actie en alerts. Hierdoor mist u geen factuur, bekijk ook urgente acties & alerts verwerken

1. Klik op debiteuren links in het navigatiemenu
2. Zoek de gewenste debiteur via debiteur zoeken, typ een deel of de gehele naam
3. Klik op de debiteur of op het oog aan de rechterkant, de debiteur wordt geopend
4. Scroll naar E-MAIL BERICHTEN
5. Klik op de +  rechts op de balk
6. Er opent rechts een invoerveld voor de gegevens van de mail
7. Selecteer de contactpersoon aan wie u de mail wilt richten ( voeg eventueel een cc of een bcc toe )
8. Kies een standaard sjabloon, inhoud* wordt standaard gevuld. Indien u een persoonlijke mail wilt sturen slaat u deze stap over
9. Onderwerp* wordt automatisch gezet, u kunt deze naar persoonlijke wens wijzigen
10. Inhoud* hier geeft u in tekst in wat u wilt mailen ( wilt u hier uw handtekening invoegen, raadpleeg Debto )
    Voeg eventueel documenten toe welke in het systeem staan, bijvoorbeeld facturen ( indien deze geïmporteerd zijn )
11. Voeg eventueel een bijlage toe
12. Klik op opslaan
    
    Let op! Bestanden groter dan 20MB kunnen geweigerd worden door uw mailprovider.

Tip: Wilt u extra contactpersonen in het platform, voeg deze toe aan uw boekhouding of ERP/CRM systeem.

1. Klik op batchlijst via dashboard
2. Klik op > naast brieven of wanneer u de berichten wilt inzien op alle taken
3. Controleer de verzendingen die klaar staan
4. Klik op het oog aan de rechterkant van welke debiteur u de brief wil omzetten naar een mail.
5. Klik op de naam van de debiteur en de debiteur wordt geopend
6. Klik op het potlood rechts van DEBITEUR GEGEVENS
7. Scroll naar contactpersoon
   Indien er geen contactpersoon staat drukt u op + en maakt u een contactpersoon aan inclusief mailadres.
8. Staat er wel een contactpersoon dan voegt u het mailadres toe. Voeg daarna ook de contactpersoon toe aan uw boekhouding, crm of ERP waar Debto mee koppelt.
9. Druk op opslaan
10. Scroll naar beneden tot u de workflow van de debiteur ziet
11. Klik op de pauzeknop
12. Klik daarna op de Play Toets
13. De brief is nu omgezet naar een mailactie
    
    Indien u dit bij meerdere debiteuren wilt, herhaalt u het proces. U kunt er ook voor kiezen om alleen de contactpersoon toe te voegen aan uw boekhouding, CRM of ERP systeem. Debto neemt deze automatisch om 17.00 uur over tijdens de synchronisatie.